中山大学实验材料平台采购管理实施细则

中山大学实验材料平台采购管理实施细则

 

第一章       总则

第一条   为进一步加强和规范实验材料采购管理，提高廉政风险防控力度，依据《中山大学采购管理办法》《中山大学设备物资采购管理实施办法》等有关规定，结合工作实际，制定本细则。

第二条   本细则中的“平台采购”是指用户通过中山大学实验材料采购平台（以下简称“平台”）生成结算单据的采购方式，是学校分散采购的重要形式之一。

第三条   本细则所称实验材料，主要指在学校教学科研工作中使用的，未达到学校分散采购限额，且不纳入学校固定资产管理的实验用材料和实验用低值耐用品。

实验用材料指一次性使用即消耗或使用过程中易于损耗的物资，如各种原材料、燃料、试剂，气体，玻璃器皿、元件、零配件、实验动物及实验相关的劳动保护产品等。

实验用低值耐用品指单位价值未达到1000元且一次性批量购置总价未达到10000元，又不属于实验用材料范畴的实验用具或设备，如低值仪器仪表、工具量具、科教器具等。

第四条   本细则所称“用户”，指实验材料采购项目经费负责人。用户可指定采购经办人在平台上代表用户办理具体的采购业务。采购经办人应为学校事业编制人员、合同聘用人员或在读学生。

第五条   本细则适用于符合学校分散采购管理要求，按学校分散采购方式在国内以人民币含税方式进行的实验材料采购。

“学校分散采购”指单价或批量总价未达到学校分散采购限额标准（以下简称“学校限额”）的采购活动，其中“批量总价”指在一个财政年度内，同一个预算项目下采购同一品目或类别的货物、服务项目的总价。其中化学试剂按CAS码（美国化学文摘社登记号）分类。

第六条   单价或批量总价达到学校限额的实验材料采购，应执行学校统一采购。单价或批量总价未达到学校限额且未含进口税的实验材料采购，应在中山大学网上竞价系统采购。

第七条   实验材料采购遵循公开、公平、公正和诚实守信原则。

 

第二章        职责分工

第八条   设备与实验室管理处是平台采购的归口管理部门，其主要职责为：

（一）负责平台采购业务的管理、指导和培训；

（二）负责制定平台采购管理制度和工作流程；

（三）负责平台的建设和运维；

（四）负责对平台供应商的准入和经营管理进行监督；

（五）负责对国家管制的实验材料的采购进行审批和管理；

（六）负责对用户在平台采购的合法合规性进行监督；

（七）协助用户处理平台采购的纠纷；

（八）学校交办的其他工作。

第九条   财务处负责平台的结算业务，其主要职责为：

（一）  负责实验材料采购的财务结算业务；

（二）  负责向平台提供开支项目信息及实验材料采购支出冻结接口；

（三）  负责对平台采购报销业务进行监管，开展材料采购专项财务稽查工作。

第十条   资产使用单位是本单位实验材料的管理责任部门，负责对本单位采购国家管制的实验材料进行初审，并对本单位实验材料采购进行日常监管。

第十一条      用户是实验材料采购的直接责任人，对采购的合法合规性、合理性、真实性、相关性负责。用户应当接受上级部门和学校的监督检查。

 

第三章        采购方式及要求

第十二条      平台采购方式包括线上采购、线下采购。用户可根据年度采购计划，选择相应采购方式并严格按照平台上公布的流程完成采购工作。

第十三条      线上采购是指用户向平台采购商城中已注册供应商下达订单，完成验收并结算的方式。

第十四条      线下采购是指用户联系平台采购商城之外的供应商进行采购的方式。用户采用线下采购方式的，需在平台上录入采购信息并完成验收。

第十五条      线上采购和线下采购应遵循先审批再采购的原则。单次1000元以上的线下采购订单必须通过设备与实验室管理处审批，国家管制的实验材料按本细则第十八条进行审批。

第十六条      平台订单可直接作为履约合同使用，无需另行签署合同。通过线下采购且涉及到学校预付款的或设备与实验室管理处认为有必要另行签署合同的，用户应当与供应商另行签署纸质版合同，并按照学校合同管理相关办法送审合同文本。

第十七条      放射性同位素、易制毒化学品、易制爆危险化学品、麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品，以及病原微生物、实验动物等国家管制或风险较大的实验材料的采购必须完成用户、资产使用单位及设备与实验室管理处三级审批后，再按照国家、地方规定完成行政审批或备案手续后方可进行。

第十八条      用户从具有关联关系的企业或单位采购实验材料的，应如实填写关联关系，对采购该物资的必要性、真实性、公允性和合规性等进行说明。

关联关系指用户、采购经办人及项目组其他成员与供应商之间存在直接或间接的利害关系，包括但不限于用户、采购经办人、项目组其他成员等为供应商的法定代表人、股东、合伙人、雇员，或与供应商的员工存在直系亲属关系等。

 

第四章        日常管理

第十九条      预算管理。用户应严格按照经费预算和实际需求进行实验材料的采购，在保证教学科研要求的前提下，坚持厉行节约，合理安排支出。

第二十条      验收管理。平台采购采用用户验收的方式，具体要求包括：

（一）用户收货时应当确认供应商提供货物的品名、规格、成分、数量等与订单信息一致；

（二）验收人员不少于2人；验收人员应为学校事业编制人员、合同聘用人员或在读学生；采购经办人不能做为验收人；

（三）用户应当在收到货物后2个工作日内完成验收；有特殊情况的，用户在收到货物后30个日历日内完成验收；收到货物后超过30个日历日不完成验收程序的行为为不按时验收行为；

（四）送货地点在校外或采购订单金额在10000元以上的采购，用户验收时应当拍摄实物照片，并在验收后将实物照片、送货单上传至平台；

（五）用户应提供设备与实验室管理处要求的其他采购佐证资料。

经验收发现货物不符或有质量问题的，用户应保留证据，并及时联系平台运维商办理退换货物或索赔等事项。设备与实验室管理处协助用户处理采购纠纷。

第二十一条         结算管理。用户应按照财务处的规定或要求完成相应的财务结算手续。

 

第五章        纪律要求与责任追究

第二十二条         参与实验材料采购的人员应严守纪律、严格执行规定程序和制度，不得参与供应商的吃请，不得收受礼物、礼金，不得接受供应商任何形式的利益输送，主动接受有关部门的监督检查，及时整改存在的问题。

第二十三条         设备与实验室管理处、财务处、审计处等部门根据职责对实验材料采购活动进行监督检查。

第二十四条         任何单位或个人有权就实验材料采购过程中的违规违纪行为按规定向学校实验材料采购主管部门，采购项目经费主管部门，财务部门及纪检监察机构进行检举和投诉。

第二十五条         在实验材料采购中，严禁以下行为：

（一）化整为零规避统一采购及将设备拆分按实验材料采购；

（二）向不符合资格的供应商和个人进行采购；

（三）进行任何形式的虚假采购；

（四）不如实填写关联关系；

（五）谋取、收受任何不正当利益。

第二十六条         相关单位或工作人员有违反第二十五条情形之一的，设备与实验室管理处将联合相关职能部门和用户所在单位，根据其行为的性质、情节及所造成后果的严重程度，采取以下处理措施：

（一）批评教育；

（二）责令做出书面检查；

（三）在一定范围内通报批评；

（四）暂停实验材料平台采购的资格直至整改完毕。

以上措施可以单独使用或者合并使用。

第二十七条         对违反本实施细则，造成经济损失的，应当按规定退还违纪所得或承担相应经济损失，构成违纪的，依照有关党纪法规和学校规定作出处理；需要追究领导责任的，对有关领导人员实施问责；涉嫌违法犯罪的，移送国家有关机关处理。

 

第六章        附则

第二十八条         本细则由设备与实验室管理处负责解释。设备与实验室管理处对本细则的落实执行负有主体责任，如本细则执行不力，追究设备与实验室管理处及主要负责人的相应责任。

第二十九条         本细则经2023年第11次学校党委常委会会议审议通过，自印发之日起施行。原《实验材料平台采购管理实施细则（试行）》（设备〔2020〕22号）同时废止。